W poprzednim wpisie omawialiśmy kwestie obowiązku umieszczenia regulaminu na stronie internetowej. Tym razem przyjrzymy się polityce prywatności. Czym jest? Co powinna zawierać? Z czego wynika obowiązek zamieszczenia tego rodzaju dokumentu na swojej stronie internetowej? Odpowiedzi na te i inny pytania znajdziesz poniżej. 

Kto to jest administrator danych osobowych?

W pierwszej kolejności odpowiedzmy sobie na pytanie kim jest administrator danych osobowych. Zgodnie z art. 4 pkt 7 rozporządzenie RODO "administrator" oznacza osobę fizyczną lub prawną, organ publiczny, jednostkę lub inny podmiot, który samodzielnie lub wspólnie z innymi ustala cele i sposoby przetwarzania danych osobowych; jeżeli cele i sposoby takiego przetwarzania są określone w prawie Unii lub w prawie państwa członkowskiego, to również w prawie Unii lub w prawie państwa członkowskiego może zostać wyznaczony administrator lub mogą zostać określone konkretne kryteria jego wyznaczania;

W skrócie jest to osoba przetwarzająca dane osobowe. 

Polityka prywatności - czym jest?

Osoba, której dane są przetwarzana powinna wiedzieć o tym, że administrator przetwarza jej dane osobowe. Tego rodzaju wiedza pozwala na decydowanie o przetwarzaniu danych oraz daje możliwość reagowania w sytuacjach, gdy przetwarzanie odbywa się z naruszeniem prawa. W związku z powyższym, Rozporządzenie nakłada na osoby przetwarzające dane osobowe (administratorów danych osobowych) liczne obowiązki informacyjne, których spełnienie jest obwarowane bardzo wysokimi karami. 

• Rozpoczynając działalność w sklepie internetowym, należy pamiętać o obowiązku przekazania informacji osobom, których dane są przetwarzane! 

Zakres tych informacji jest szeroki i bardzo trudno umieścić je wszystkie bez sporządzenia odpowiedniej dokumentacji. Dokumentem przeznaczonym do umieszczenia wszystkich informacji jest właśnie Polityka prywatności. Jednak nie ma nigdzie wskazanego wymogu, iż ma to być dokument zatytułowany właśnie "polityka prywatności". Nazwa dokumentu ma drugorzędne znaczenie, najważniejsze, aby znalazły się tam informacje wymagane prawem. 

Jakie informacje muszą się znaleźć w Polityce prywatności?

• swoją tożsamość i dane kontaktowe;

• cele przetwarzania danych osobowych, oraz podstawę prawną przetwarzania;

• informacje o odbiorcach danych osobowych lub o kategoriach odbiorców, jeżeli istnieją;

• okres, przez który dane osobowe będą przechowywane, a gdy nie jest to możliwe, kryteria ustalania tego okresu;

• informacje o prawie do żądania od administratora dostępu do danych osobowych dotyczących osoby, której dane dotyczą, ich sprostowania, usunięcia lub ograniczenia przetwarzania lub o prawie do wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania, a także o prawie do przenoszenia danych;

• informacje o prawie wniesienia skargi do organu nadzorczego;

• informacje o zautomatyzowanym podejmowaniu decyzji, w tym o profilowaniu

Szczegółowy wykaz wszystkich informacji został umieszczony w art. 13 i 14 RODO. Każdą z powyżej opisanych sytuacji postaram się opisać w kolejnych artykułach. 

Kiedy może dojść do uzyskania danych osobowych? 

• Sprzedaż towarów bądź usług w sklepie internetowym. Uzyskanie dostępu do danych osobowych takich jak imię, nazwisko czy adres zamieszkania jest wówczas konieczne, aby usługa bądź sprzedaż mogła zostać zrealizowana. 

• Organizacja konkursu na stronie internetowej. Koniecznym do wzięcia udziału w konkursie jest podanie swoich danych osobowych

Powyższe przykłady są najbardziej oczywiste, w szczególności, gdy mówimy o sprzedaży towarów. Jednak wielu osób nie zdaje sobie sprawę, że przetwarza dane osobowe również w bardziej prozaicznych sytuacjach. Poniżej przykłady.

• Na Twojej stronie internetowej znajduje się formularz kontaktowy. Wchodzisz w posiadanie danych osobowych za każdym razem, gdy zainteresowana osoba przesyłając do Ciebie wiadomość, podaje swoje dane. 

• Prowadzisz newsletter i zbierasz dane osób, które się na niego zapisały.

• Prowadzić fanpage za pośrednictwem platformy facebook.

Czy zakup wzoru Polityki prywatności to dobry pomysł?

Zakup wzoru polityki prywatności można porównać do zakupu garnituru w standardowych wymiarach. Szerokość marynarki w porządku, jednak rękaw za długi. Podobnie jest z wzorami dokumentów. Po stronie plusów należy wskazać wygodę i szybki czas otrzymania dokumentu. Jednakże jak widać na powyższych przykładach, zakres sytuacji, w których dochodzi do przetwarzania danych osobowych jest bardzo szeroki. Dlatego przygotowanie polityki prywatności powinno zawsze być poprzedzone analizą tego w jaki sposób jest prowadzana działalność w Internecie. Dopiero wówczas można sporządzić dokument, który będzie spełniał wszystkie wymagania. Wracając do naszego przykładu z garniturem, będzie to właśnie idealnie pasująca marynarka, skrojona pod daną sylwetkę. 

• Pamiętaj! Samo umieszczenie Polityki prywatności jeszcze nie chorni Cię przed konsekwencjami prawnymi, dopóki dokument nie będzie zawierał wszystkich istotnych informacji! 

Jakie są zagrożenia związane z brakiem polityki prywatności.

Przepisy RODO, jak i przepisy Prawa telekomunikacyjnego określają sankcje za niespełnienie obowiązków w tym zakresie. Niespełnienie obowiązków wynikających z rozporządzenia RODO może skutkować karą do aż 20 mln EURO lub do 4% całkowitego rocznego obrotu z poprzedniego roku obrotowego.

Braki informacyjne w tym zakresie mogą być również podstawą do uznania przez Prezesa Urzędu Ochrony Konkurencji i Konsumentów takiego postępowania za naruszenie zbiorowych interesów konsumentów, z czym wiążę się możliwość nałożenie kary pieniężnej w wysokości do 10% przychodów za poprzedni rok rozliczeniowy.

Skontaktuj się z nami

tel. 690 519 875

poczta@kancelariabaraniak.pl

Podane dane osobowe przetwarzane będą w celu i w zakresie niezbędnym do udzielenia odpowiedzi na przesłaną wiadomość. KLIKNIJ i zapoznaj się ze sposobem przetwarzania Twoich danych.